به گزارش خبرگزاری ایمنا، سعید فردانی امروز _سهشنبه شانزدهم اردیبهشت_ در جلسه کمیته فنی فناوری اطلاعات و ارتباطات و هوشمندسازی اظهار کرد: در راستای تحقق اهداف شهر هوشمند، شهرداری اصفهان مسیر تحول دیجیتال را در دو گام اصلی شامل «الکترونیکیسازی» و سپس «هوشمندسازی» تعریف کرده است؛ اگرچه بعضی پروژهها ممکن است مستقیم وارد فاز هوشمندسازی شود، اما در حال حاضر اولویت با الکترونیکیسازی دادههاست؛ فرایندی دشوار، اما ضروری است.
وی افزود: الکترونیکیسازی با توجه به حجم بالای اسناد شهرداری پروژهای سنگین و حساس بهشمار میآید؛ ورود هوشمندانه به مرحله بعدی یعنی هوشمندسازی نیازمند درک دقیق نیازهای سازمانی و بهرهگیری از فناوریهای نوین است.
دستیار ویژه شهردار در امور هوشمندسازی و مدیرعامل سازمان فناوری اطلاعات و ارتباطات شهرداری اصفهان گفت: در فاز نخست چهار حوزه برای اجرای پروژهها انتخاب شده است که تاکنون دو حوزه به نتیجه رسیده است و دو حوزه دیگر در مرحله اجرا یا آغاز قرار دارد؛ هدف این است که تا پایان سال ۱۴۰۴ فرایند الکترونیکیسازی بهطور کامل در این پروژهها به پایان برسد.
فردانی بیان کرد: یکی از نکات قابل توجه در این پروژه حجم بالای اسناد است؛ با استفاده از تکنولوژیهای پردازش تصویر و هوش مصنوعی میتوان این اسناد را بر اساس محتوای متنی و تاریخها سازماندهی کرد تا امکان جستوجو و بازیابی اطلاعات با دقت و سرعت بالا فراهم شود.
وی تصریح کرد: در آینده این فناوری قادر است در مورد یک پروژه خاص تمام مصوبات مربوط را در بازههای زمانی مشخص استخراج کند و در صورت پشتیبانی از جستوجوی متنی حتی پاسخ دقیق به پرسشهای کاربر را ارائه دهد.
دستیار ویژه شهردار در امور هوشمندسازی و مدیرعامل سازمان فناوری اطلاعات و ارتباطات شهرداری اصفهان گفت: این تحول در دسترسی به اسناد و تصمیمسازی در شهرداری میتواند تا ۹۰ درصد زمان و انرژی صرفشده در فرایندهای اداری را کاهش دهد و به افزایش دقت شفافیت و جامعیت کمک کند؛ در مجموع این روند یکپارچه و برنامهریزیشده نهتنها برای شهرداری اصفهان بلکه بهعنوان یک الگوی قابل توسعه برای سایر کلانشهرهای کشور نیز مطرح است.
۱۲۰ هزار پرونده ملکی و اسناد تاریخی شهرداری اصفهان اسکن و بارگذاری شد
مهدی احمدینژاد، رئیس اداره دبیرخانه و بایگانی شهرداری اصفهان اظهار کرد: اصلاح ساختارها و فرایندهای شهرداری بهعنوان دو محور اساسی در سیاستهای مدیریت شهری اصفهان در دستور کار جدی مدیران قرار گرفته است، البته این اقدامات بدون برنامهریزی دقیق ممکن نخواهد بود و برای دستیابی به یک نظام هوشمند یکپارچه انسجام میان زیرساختها و نرمافزارها امری اجتنابناپذیر است.
وی با بیان اینکه پروژه ساماندهی پروندههای پرسنلی شهرداری از سال ۱۴۰۰ آغاز شد، افزود: این پروژه با هدف دستهبندی و معماری اسناد طراحی و تدوین شد و پس از آن اسناد پرسنلی در بستر نرمافزار «داکوور» بارگذاری شدند؛ فاز نخست پروژه در سال ۱۴۰۱ به ثمر نشست و طی شش ماه ۴۰۰۰ پرونده کارکنان ساماندهی شد.
رئیس اداره دبیرخانه و بایگانی شهرداری اصفهان گفت: پروندههای ملکی و اسناد تاریخی شهرداری که حدود ۱۲۰ هزار مورد را در بر میگیرد بهدلیل حساسیت بالا و کیفیت پایین اوراق با استفاده از تکنولوژی روز و ابزارهای هوش مصنوعی مورد اسکن و بارگذاری قرار گرفت؛ با وجود پیچیدگی این فرایند پروژه به نتیجه رسید و گامی مهم در حوزه مدیریت اسناد شهری برداشته شد.
احمدینژاد بیان کرد: این اقدامات تا زمانی که زیرساختهای لازم و ارتباط میان سامانهها فراهم نشود، نمیتواند کارآمدی لازم را داشته باشد، در همین راستا برقراری ارتباط بین سه ضلع اصلی این سامانهها، شامل داکوور، اتوماسیون اداری و سامانه مدیریت منابع انسانی (HRM) ضروری است.
وی خاطرنشان کرد: در حوزه املاک نیز سامانههایی نظیر «ساوا»، «پوشه»، و «داکوور» وجود دارد که نیازمند اتصال مؤثر و همافزا هستند؛ تحقق هوشمندسازی بدون ایجاد این ارتباطات همچون ساخت کتابخانهای بدون نقشه و مصالح خواهد بود.
رئیس اداره دبیرخانه و بایگانی شهرداری اصفهان گفت: در جلسات برگزارشده با معاونت شهرسازی و معماری شهرداری، کارشناسان مناطق مختلف تأکید ویژهای بر کارآمدی سامانههای «سرای ۸» و «سرای ۱۰» شده است، با این حال نبود ارتباط مؤثر میان نرمافزارها و دسترسی ناکافی به دادههای قدیمی کارایی این سامانهها را تحتالشعاع قرار داده است.
احمدینژاد تصریح کرد: نهاییسازی نقشه راه اصلاحات دیجیتال نیز در دستور کار قرار دارد و بهزودی توسط معاون برنامهریزی و توسعه سرمایه انسانی ابلاغ خواهد شد، اما تا زمانی که زیرساختها آماده نشود انتظار حذف کامل مکاتبات فیزیکی و اسناد کاغذی غیرواقعبینانه تلقی میشود.
عملیات الکترونیکی کردن ۸۰ هزار پرونده و بیش از ۵ میلیون برگ در شهرداری اصفهان از سال گذشته آغاز شده است
امرالله تندر، مسئول مدیریت داده سازمان فاوای شهرداری اصفهان اظهار کرد: در شهرداری پروژههایی در حوزه زیرساختهای مدیریت داده پیادهسازی شده که از جمله آنها میتوان به مدیریت API، ابزاری برای دسترسی بیرونی به خدمات شهرداری و ابزار مدیریت یکپارچه داده اشاره کرد.
وی افزود: هدف از این زیرساختها فراهمسازی بستری برای ذخیرهسازی و ارائه سرویسهای مدیریتی به سامانههای کلیدی سازمانها و شرکتهاست، همچنین آزمایشگاه دادهکاوی نیز در این زمینه راهاندازی شده است که برخی کارکنان آموزشهای اولیه آن را گذراندهاند، اما تمرکز اصلی بر طرح جامع مدیریت اسناد قرار گرفته است؛ این طرح در پنج سطح مختلف تعریف شده و فعالیتهای اجرایی آن بهصورت مرحلهای دنبال شده است.
مسئول مدیریت داده سازمان فاوای شهرداری اصفهان گفت: ابتدا بررسیهای نرمافزاری برای انتخاب ابزار مناسب مدیریت اسناد در مجموعهای به بزرگی شهرداری صورت گرفت که این اقدام به حدود ۱۶ سال قبل برمیگردد؛ هرچند آن زمان رویکرد تنها انتخاب نرمافزار بود، اما به مرور با افزایش درخواستها و نیازهای سازمانی این موضوع به یک طرح فراگیر بدل شد.
تندر بیان کرد: دومین گام کلیدی مدیریت درخواستها تحت عنوان آرشیو بود که بهدنبال آن حوزه معماری اسناد شکل گرفت؛ هدف معماری اسناد، شناسایی محل انباشت، نوع اسناد، فرایندهای مربوط، سطح دسترسی و اقلام اطلاعاتی لازم برای مدیریت و دسترسی مناسب بود؛ در کنار این موضوع ساماندهی بایگانیها نیز با هدف شناسایی تنوع پروندهها و بررسی نظام کدگذاری آنها اجرایی شد.
وی خاطرنشان کرد: یکی از فعالیتهای کلیدی اجرای عملیات اسکن آرشیو بود که پس از تکمیل مراحل معماری اسناد و ساماندهی بایگانی آغاز شد؛ نیاز کنونی شهرداری ایجاد ارتباط بین سامانههایی است که اسناد را تولید میکنند تا این اسناد بهصورت مکانیزه در سامانه مدیریت اسناد ثبت شوند، در فاز نخست معماری اسناد دو حوزه سرمایه انسانی و پروندههای املاک هدفگذاری شد.
مسئول مدیریت داده سازمان فاوای شهرداری اصفهان ادامه داد: برخلاف برآورد اولیه که تنها ۱۸۰ تا ۲۰۰ نوع سند در حوزه منابع انسانی پیشبینی میشد، بیش از ۱۳۰۰ نوع سند شناسایی و در ۳۵ گروه طبقهبندی شد؛ اقلام اطلاعاتی هر گروه نیز شناسایی و در قالب مفهومی تحت عنوان «کابینت» در نرمافزار پیادهسازی شد.
تندر عنوان کرد: در حوزه املاک بهدلیل قدمت تاریخی اسناد که بعضی از آنها به سال ۱۳۱۰ بازمیگشت، بیش از ۵۰۰۰ نوع سند شناسایی شد؛ با بهرهگیری از نرمافزار Xmind، گروهبندی و طبقهبندی اسناد برای واحدهای مختلف شهرداری انجام گرفت؛ پروژههای اول و دوم شامل حوزههای سرمایه انسانی و املاک قدیمی در شهرداری مرکزی به پایان رسید؛ این پروژهها با استفاده از ابزارهای هوشمند در فرایند گروهبندی اسناد اجرا شد؛ پروژه املاک جاری که از بهمن سال گذشته آغاز شده است، حدود ۸۰ هزار پرونده و بیش از ۵ میلیون برگ را شامل میشود.
وی بیان کرد: در ادامه اجرای پروژه توجه به وضعیت فیزیکی بایگانیها در شهرداری مرکزی حائز اهمیت بود؛ سه محل اصلی برای نگهداری اسناد شناسایی شد؛ طبقه اول، زیرزمین در نزدیکی حوزه منابع انسانی و محلی در منتهیالیه سمت چپ زیرزمین که کمتر شناختهشده است؛ این محل در گذشته شاهد حوادثی همچون آتشسوزی نیز بود و شرایط نگهداری اسناد در آن بسیار دشوار بود.
مسئول مدیریت داده سازمان فاوای شهرداری اصفهان گفت: با همکاری مدیریت جدید تحول بنیادینی در ساماندهی این فضاها ایجاد شد؛ در یکی از این فضاها بالغبر ۱.۷ میلیون برگ سند از اولین نقشه آبهای سطحی گرفته تا نخستین طرح تفصیلی محله جلفای اصفهان نگهداری میشد؛ در فاز اجرای پروژه، زیرزمین به محلی با ۸۰ متر مربع فضا برای اسکن، آمادهسازی، بستهبندی، ثبت اطلاعات در نرمافزار داکوور و بازگردانی اسناد به بایگانی تبدیل شد و تمام مراحل با دقت و نظارت کامل توسط تیم پیمانکار، نیروهای آموزشدیده و با پشتیبانی سختافزاری انجام پذیرفت.
نظر شما