به همین جهت مدیران از نرم‌افزارهای مدیریت اسناد جهت آرشیو کردن دیجیتالی تمامی اسناد و مستنداتی که هر روز در سازمان تولید و استفاده می‌شوند، استفاده می‌کنند.
منظور از نرم افزار مدیریت اسناد یا DMS، ابزاری است که به شما کمک می‌کند تا ضمن تبدیل اسناد و مدارک سازمان به فرمت دیجیتالی، آنها را برای دسترسی سریع و ایمن، ذخیره و طبقه‌بندی کنید.
این نرم‌افزارها هزینه بایگانی اسناد سازمانی را کاهش داده و امنیت آن را افزایش می‌دهند. همچنین با استفاده از آنها دیگر نیازی به اتاق‌های بزرگ و قفسه‌های متعدد برای بایگانی اسناد نخواهید داشت. با این حال، نرم‌افزارهای مدیریت مستندات انواع مختلفی با امکانات متنوع و متفاوت دارند و انتخاب بهترین آنها مستلزم آشنایی با این امکانات است. در ادامه ابتدا به مزیت‌ها و اهمیت نرم افزارهای بایگانی اسناد پرداخته و سپس به امکانات و ویژگی‌هایی که باید برای انتخاب بهترین نرم‌افزار بایگانی اسناد اداری در نظر داشته باشید، می‌پردازیم.
مزایای استفاده از نرم افزار بایگانی اسناد چیست؟
استفاده از نرم‌افزارهای بایگانی اسناد، مزیت‌های زیادی برای یک سازمان دارد که در ادامه به تعدادی از آنها می‌پردازیم:
- ایجاد نظم دیجیتالی در اسناد سازمان به عنوان اصلی‌ترین مزیت نرم افزارهای بایگانی اسناد
- تسریع فرآیند بایگانی اسناد و بازیابی آنها
- عدم محدودیت زمانی و مکانی برای دسترسی به اسناد
- افزایش ایمنی اسناد و امکانات امنیتی بالا برای محافظت از آنها
- کاهش مصرف کاغذ و هزینه‌های مربوط به بایگانی
- عدم نیاز به فضای فیزیکی بزرگ برای نگهداری اسناد
چرا باید از نرم‌افزار بایگانی اسناد در کسب و کارمان استفاده کنیم؟
همانطور که خواندید، استفاده از نرم‌افزارهای بایگانی اسناد مزایای متعددی دارد که استفاده از آن را برای سازمان‌های امروزی ضروری می‌کند. با این حال دلایل دیگری نیز وجود دارد که استفاده از نرم‌افزار بایگانی اسناد را به یک ضرورت تبدیل می‌کند. از جمله اینکه این ابزارها در کنار سایر نرم‌افزارهایی مانند اتوماسیون اداری، نقش مهمی در ایجاد تحول دیجیتال در سازمان‌ها دارند. در واقع این نرم افزارها نه تنها برای دیجیتالی کردن اسناد کاغذی ضروری هستند، بلکه برای ذخیره‌سازی، طبقه‌بندی و مدیریت اسناد دیجیتالی (از جمله اسناد صوتی، تصویری و داده‌ها) نیز حیاتی هستند.
بنابراین اگر از نرم‌افزارهای بایگانی اسناد استفاده نکنید، ناچار به پرداخت هزینه‌ای به مراتب بیش از سازمان‌های سنتی خواهید شد. بایگانی اسناد بدون استفاده از نرم افزارهای آرشیو و بایگانی، علاوه بر تحمیل هزینه‌های سنگین بر سازمان شما، باعث آسیب بیشتر به محیط زیست، کاهش بهره‌وری و سرعت سازمان، کاهش توان رقابتی سازمان و آسیب‌پذیری داده‌ها و اسناد سازمان می‌شود.
معیارهای انتخاب بهترین نرم‌افزار بایگانی اسناد
حال که با مزایا و ضرورت استفاده از نرم‌افزارهای بایگانی اسناد آشنا شدید، نوبت به بررسی معیارهایی است که به شما کمک می‌کنند تا بهترین نرم‌افزار بایگانی اسناد را انتخاب کنید. چنین نرم‌افزاری علاوه بر ویژگی‌های ابتدایی مانند شماره‌گذاری خودکار اسناد، قابلیت ایجاد پرونده‌های دیجیتالی به صورت درختواره‌ای، امکان جستجوی پیشرفته در میان اسناد، امکان تعیین سطح دسترسی کارکنان به پرونده‌ها و غیره، باید ویژگی‌های پیشرفته زیر را نیز داشته باشند:
- عدم محدودیت زمانی و مکانی برای دسترسی به سیستم
یعنی یک نرم‌افزار بایگانی اسناد باید دارای یک نسخه موبایل و تحت‌وب باشد تا کاربران بتوانند از هر نقطه جغرافیایی و در هر زمانی به اسناد مورد نظر خود دسترسی پیدا کنند.
- حفظ سوابق اسناد در نسخه‌های مختلف یا Versioning
اسناد سازمانی در طول عمر خود زیاد تغییر می‌کنند، حفظ نسخه‌های مختلف آنها یا Versioning به کاربران اجازه می‌دهد در صورت نیاز (مثلاً در صورت وجود اشتباه یا ایراد در نسخه‌های جدید) به راحتی به نسخه قبلی اسناد دست پیدا کنند.
- ایجاد و گردش فرم‌های مورد نظر برای بایگانی
بسیاری از فرم‌ها در سازمان‌ها پس از گردش و پر شدن، به صورت دستی بایگانی می‌شوند که اینکار زمان‌بر است. بهترین نرم‌افزارهای بایگانی اسناد این قابلیت را دارند که فرم‌های خام را مستقیماً از داخل سیستم مدیریت مستندات تعریف کرده، به گردش انداخته و سپس به صورت دیجیتالی جمع‌آوری و بایگانی کنند.
- قابلیت جستجو در متون تصاویر مستندات با OCR فارسی
بهترین نرم‌افزار بایگانی اسناد با قابلیت OCR فارسی به شما امکان می‌دهد تا متون مستنداتی که به صورت تصویری ذخیره شده‌اند را به متون قابل جستجو تبدیل کرده و با جستجو دئر محتوای آنها سند مورد نظر خود را پیدا کنید. بنابراین حتی بدون مشخصات ثبتی سند، می‌توانید تنها با جستجوی محتوایشان، آنها را پیدا کنید.
- ارجاع الکترونیکی اسناد بایگانی شده به سایر کارکنان
یک نرم‌افزار بایگانی اسناد خوب باید بتواند جهت اخذ تایید یا ارائه دسترسی اسناد به افراد، به شما اجازه دهد تا اسنادی را که به آنها دسترسی دارید، مستقیماً در سازمان به گردش انداخته و در اختیار سایر کارکنان قرار دهید.
- پشتیبانی از فرمت‌های نرم‌افزار Office مایکروسافت
نرم‌افزارهای بایگانی اسناد به شما امکان می‌دهند تا اسناد سازمانی خود را در فرمت‌های مختلف نرم‌افزار آفیس مایکروسافت مانند Word، اکسل و غیره، مستقیماً از داخل نرم‌افزار ایجاد کرده و بایگانی کنید تا نیازی به استفاده مجزا از نرم‌افزار آفیس نداشته باشید.
- قابلیت نویزگیری و اصلاح تصاویر اسناد
تعداد قابل توجهی از اسناد دیجیتالی که بایگانی می‌شوند، در واقع نسخه اسکن شده اسناد کاغذی هستند و معمولاً دارای مقدار زیادی نویز یا ایرادات دیگر هستند که باعث کم شدن کیفیت و خوانایی آنها می‌شود. یک نرم افزار بایگانی اسناد خوب باید قابلیت اصلاح و نویزگیری این تصاویر را داشته باشد.
- یکپارچگی با نرم افزارهای اتوماسیون اداری
کارآمدی در بهره برداری از یک نرم افزار بایگانی مستلزم توانایی آن برای تبادل اسناد با سایر نرم افزارها مانند اتوماسیون اداری است. به این ترتیب شما می‌توانید اسناد اداری مختلف را از نرم‌افزارهای مختلف دریافت کرده و به راحتی بایگانی کنید.
- قابلیت تبادل اسناد با فکس و ایمیل
نرم‌افزار بایگانی اسناد به شما امکان می‌دهد به راحتی از طریق فکس یا ایمیل، اسناد مختلف مورد نظر خود را با دیگران به اشتراک بگذارید و نیازی به دانلود یا اسکن آنها پیش از ارسال از طرق گفته شده، نداشته باشید.
- امکان قفل کردن سند و آزادسازی آنها
یک نرم‌افزار بایگانی اسناد قوی، برای تسهیل ویرایش اسناد توسط کارکنان و برای پیشگیری از تداخل در تغییرات ایجاد شده توسط کاربران همزمان، باید به شما امکان دهد تا سند مورد نظر خود را هنگام ویرایش قفل کنید تا دیگران نتوانند به طور همزمان تغییرانی ایجاد کنند که باعث حذف یا گم شدن برخی اطلاعات شود.
- طبقه‌بندی محرمانه اسناد
بهترین نرم‌افزار بایگانی اسناد باید به شما امکان بدهد تا اسناد را مطابق نیاز خود از نظر محرمانگی طبقه‌بندی کرده و دسترسی افراد به آنها را مطابق با صلاحدید خود محدود کنید.
به خاطر داشته باشید که در انتخاب بهترین نرم‌افزار بایگانی اسناد، علاوه بر ویژگی‌های فوق باید خدمات پس از فروش و میزان رضایت مشتریان را نیز مورد نظر قرار دهید. یکی از بهترین نرم‌افزارهای بایگانی اسناد در ایران، نرم افزار آرشیو و بایگانی شرکت فراگستر است که امکانات متنوع و ممتازی را به صورت تحت‌وب در اختیار شما قرار می‌دهد و مشتریان بزرگی در صنایع مختلف از آن استفاده می‌کنند. برای کسب اطلاعات بیشتر درباره این نرم‌افزار و دریافت دمو و مشاوره رایگان می‌توانید با شماره ۴۲۶۲۳-۰۲۱ تماس گرفته و یا به آدرس www.faragostar.net مراجعه نمایید.
نظر شما