5 مرحله کلیدی در طراحی و پیاده سازی مدیریت فرایند برای کسب و کارها

این موضوع بهانه ای شد که این مطلب را به بررسی 5 مرحله کلیدی در طراحی و پیاده سازی مدیریت فرایند کسب و کار اختصاص دهیم. در ادامه این مسیر، ایران BPMS به عنوان مرجع تخصصی آموزش و پیاده سازی مدیریت فرایند کسب وکار، تلاش می کند تا با ارائه محتوای کاربردی و به روز، مسیر تحول سازمانی را برای شما هموارتر کند اگر تمایل دارید اطلاعات جامعی در این زمینه کسب کنید این مطلب مخصوص شماست.

چرا مدیریت فرایند برای موفقیت کسب و کار حیاتی است؟

برای اینکه به درک درستی از دلیل اهمیت مدیریت فرایند در موفقیت یک کسب و کار برسید لازم است با مزایای انجام این کار آشنا باشید. در این بخش از مطلب به بررسی برخی از این مزایا می پردازیم:

کاهش هزینه ها

زمانی که مدلسازی فرایند به اتمام می رسد تشخیص اینکه کجا و چگونه میتوان هزینه ها را کاهش داد کار راحتی می شود. با انجام این کار میتوان با برجسته کردن موارد اضافی، هزینه ها را به طور قابل توجهی کم کرد و هزینه های کلی یک کسب و کار را کاهش داد.

افزایش بهره وری

طراحی و پیاده سازی فرایندها می تواند کمک بسیاری به افزایش بهره وری یک سازمان کند. در واقع این امر باعث می شود که سازمان ها بتوانند خدمات بهتری را به مشتریان خود ارائه دهند و رضایت آنها را به بهترین شکل جذب کنند. بالا بردن بهره وری علاوه بر رضایت مشتری احتمال کسب سود نهایی شما را نیز افزایش می دهد.

افزایش شانس برنده شدن در عرصه رقابت

اگر یک سازمان قادر نباشد با رقبای خود همگام شود قطعا از میدان رقابت کنار زده خواهد شد. هنگامی که فرایندهای یک سازمان ناکارآمد هستند سرعت آن را برای تغییرات کاهش می دهند و چیزی جز شکست را به همراه نخواهند داشت.

استاندارد سازی فرایندها

با پیاده سازی مدیریت فرایند کسب و کارها راحت تر می توانند فرایندها را استاندارد سازی کنند. برای یک سازمان بسیار اهمیت دارد که یک برنامه استراتژیک داشته باشد و کارها را بر اساس یکسری استانداردهای مشخص انجام دهد.

مراحل طراحی و پیاده سازی مدیریت فرایند

برای طراحی و پیاده سازی مدیریت فرایند نیاز به طی کردن مراحل زیر است:

مرحله 1: شناسایی و تحلیل فرایندهای موجود در کسب و کار

در قدم اول باید تمام فرایندهای مرتبط با سازمان را شناسایی کنید تا بتوانید مدیریت فرایند کسب و کارها را پیاده سازی نمایید. برای انجام این کار لازم است اقدامات مختلفی را انجام دهید که از میان آنها میتوان به بررسی دستورالعمل های سازمانی، برگزاری جلسات با کارکنان و مدیران و نقشه برداری از فرایندها اشاره کرد. این مرحله بسیار مهم است به دلیل اینکه شناخت فرایندها تاثیر بسزایی در بهینه سازی آنها دارد.

مرحله 2: طراحی فرایندهای بهینه با نرم افزار مدیریت فرایند

برای طراحی فرایندهای بهینه نخست باید اهداف و نیازهای خود را مشخص کنید. پس از انجام این کار نوبت به حذف مراحل اضافی و ناکارآمد فرایند می رسد. لازم به ذکر است که فرایند باید با سایر سیستم های سازمانی هماهنگ گردد تا اطلاعات به صورت اتوماتیک جا به جا شوند. بهترین راهکار برای طراحی فرایندهای بهینه استفاده از نرم افزار مدیریت فرایند است که کمک بسیاری به تحلیل و بهینه سازی فرایندها میکند.

مرحله3: پیاده سازی و اجرای مدیریت فرایند در سازمان

پیاده سازی و اجرای مدیریت فرایند در سازمان شامل آیتم های استقرار و بهبود مداوم فرآیندها و انتخاب ابزار مناسب و کارآمد می شود. در آغاز نیازهای سازمان به طور کامل ارزیابی می شوند و سپس ابزارهای BPM مقایسه و انتخاب می گردند.

در ادامه روند فرایندها با کمک پیکربندی ابزار و طراحی رابط های کاربری به مرحله اجرا در می آیند. تست های مختلفی باید در این زمینه صورت بگیرند که از میان آنها میتوان تست واحد و پذیرش کاربر را نام برد. انجام این مراحل در جهت تایید عملکرد صحیح فرایندها صورت می گیرد و کاربران نیز با فرایندهای جدید از طریق آموزش آشنا می شوند.

مرحله 4: نظارت و ارزیابی عملکرد فرایندها

در این مرحله از طراحی و پیاده سازی مدیریت فرایند برای کسب و کارها نوبت به نظارت و ارزیابی عملکرد فرایندها می رسد. زمانی که یک فرایند اجرا می شود نظارت همیشگی بر عملکرد آن امری واجب است. این موضوع باعث می شود که در صورت بروز مشکل بتوان در کمترین زمان ممکن برای رفع آن اقدام کرد. برای بهبود نظارت میتوان از راهکارهایی مثل شاخص های کلیدی عملکرد (KPI)، دریافت بازخورد از مدیران و کارکنان و گزارش دهی مداوم استفاده نمود.

مرحله 5: بهبود مستمر و توسعه مدیریت فرایند

دریافت بازخورد از کارکنان به دلیل اینکه به طور مستقیم با فرایندها درگیر هستند می تواند به شما کمک کند که به دیدگاه های بسیار ارزشمندی دست پیدا کنید. برای بهبود مستمر و توسعه مدیریت فرایند شبیه سازی فرایندها و تحلیل داده ها می تواند بسیار کمک کننده باشد و نقش بسزایی در پیش بینی مشکلات و بهینه سازی عملکردها ایفا کند.

مدیریت فرایند کسب و کار برای چه سازمان هایی مناسب است؟

سازمان های مختلفی هستند که می توانند از مزایای مدیریت فرایند بهره مند شوند. در ادامه این سازمان ها را به شما عزیزان معرفی می کنیم:

سازمان های کوچک و متوسط

مدیریت فرایند برای سازمان های کوچک و متوسط می تواند بهترین راهکار در جهت ثبات و بهینه کردن امور باشد. هر سازمانی نیازمند مدیریت فرایندها است تا بتواند به فعالیت های بیهوده و نامنظم خود سر و سامان ببخشد و بی نظمی ها را از بین ببرد.

سازمان های بزرگ و چند بخشی

مدیریت فرایند برای سازمان های بزرگ و چند بخشی نیز می تواند بسیار مفید باشد. این پروسه برای این سازمان ها مزایای بسیاری به همراه دارد که از میان آنها میتوان مواردی مانند به حداقل رساندن خطاهای انسانی، کاهش زمان مورد نیاز برای انجام کارها و کاهش هزینه های عملیاتی را نام برد.

سازمان های با تمرکز بر نوآوری و بهره وری

سازمان های با تمرکز بر نوآوری و بهره وری نیز می توانند از مزایای مدیریت فرایندها بهره مند شوند. این کار باعث افزایش شفافیت در تمام فرایندهای یک سازمان می شود و امکان نظارت مستمر بر آنها را فراهم میسازد. مدیریت فرایند موجب می شود که سازمان هایی که به دنبال نوآوری و بهینه سازی هستند راحت تر بتوانند خود را با شرایط جدید وفق دهند.

نمونه های موفق پیاده سازی مدیریت فرایند در سازمان ها

در این قسمت از مطلب قصد داریم برخی از نمونه های موفق پیاده سازی مدیریت فرایند در سازمان ها را با شما عزیزان به اشتراک بگذاریم:

بانک ملی ایران

با به کارگیری BPM بانک ملی توانسته فرایندهای خدماتی و اداری خود را به بهترین شکل استانداردسازی کند. این موضوع موجب شده که بتواند زمان مورد نیاز برای پردازش تراکنش ها را نیز تا حد زیادی کاهش دهد. این تحول توانسته تاثیر شایانی در افزایش رضایت مشتریان این بانک داشته باشد.

بیمه آسیا

در بیمه آسیا طراحی و پیاده سازی مدیریت فرایند باعث شده استانداردسازی فرایندهای داخلی به بهترین نحو انجام شوند. این تحول توانسته نتایج بسیار مثبتی مانند افزایش کیفیت خدمات و کاهش هزینه ها را بر جای بگذارد.

ایرانسل

ایرانسل برای هماهنگی بخش های مختلف و بهبود پروسه ارائه خدمات به مشترکین از راهکارهای BPM بهره گرفته است. این موضوع باعث شده که روند رفع مشکلات مشتریان سرعت زیادی پیدا کند و بهبود تجربه کاربری را برای این شرکت ارتباطات سیار به همراه داشته باشد.

جمع بندی

در این مطلب در رابطه با 5 مرحله کلیدی در طراحی و پیاده سازی مدیریت فرایند برای کسب و کارها با شما عزیزان صحبت کردیم. به صورت کلی میتوان گفت یک فرایند خوب تجاری بدون مدیریت صحیح و اصولی هیچ ارزشی ندارد و نمی تواند آنطور که باید به موفقیت برسد.

علاوه بر این، طراحی فرایند یکی از مهم ترین مراحل در مسیر بلوغ سازمانی است. با طراحی دقیق و هدفمند، فعالیت ها به صورت منسجم تر انجام می شوند، منابع بهینه مصرف می شوند و تصمیم گیری ها بر اساس داده و تحلیل واقعی شکل می گیرند. این رویکرد نه تنها بهره وری را افزایش می دهد، بلکه موجب چابکی و انطباق سریع تر سازمان با تغییرات بازار نیز می شود.

اگر به دنبال یک مشاوره اختصاصی در حوزه مدیریت فرایند هستید می توانید از خدمات ایران BPMS استفاده کنید. برای کسب اطلاعات بیشتر کافیست به وبسایت این مجموعه به آدرس iranbpms.com مراجعه کنید.