IMS چیست؟ | سیستم مدیریت یکپارچه و کاربرد

به گزارش خبرگزاری ایمنا، در دنیای پرشتاب کسب‌وکار امروز، مدیریت کارآمد و یکپارچه تمام جنبه‌های عملیاتی سازمان، امری حیاتی است. سیستم مدیریت یکپارچه (IMS) دقیقاً به همین منظور طراحی شده است؛ این سیستم با ترکیب هوشمندانه فرایندها، استانداردها و تمامی عناصر کلیدی یک سازمان، مدیریت را متحول کرده و بهینه‌سازی چشمگیری در وقت و کارایی ایجاد می‌کند.

IMS چیست و چرا اهمیت دارد؟

سیستم مدیریت یکپارچه (IMS) تمام فرایندها و استانداردهای سازمانی را در یک چارچوب واحد و هوشمند ادغام می‌کند. این یکپارچگی، مدیریت را ساده‌تر کرده و با پوشش جامع تمام عناصر، منجر به صرفه‌جویی قابل توجه در زمان و افزایش چشمگیر کارایی می‌شود.

نرم‌افزارهای IMS موفق، وظایف تکراری و مشکلات ناشی از مدیریت چندین سیستم جداگانه را به حداقل می‌رسانند. به عنوان مثال، به جای انجام حسابرسی‌های متعدد برای هر استاندارد، تنها یک حسابرسی جامع کافی است که تمامی الزامات استانداردهای مختلف را به طور همزمان پوشش دهد. این ادغام فرآیندها، کارایی را به اوج می‌رساند.

مزایای کلیدی نرم‌افزار IMS:

1. افزایش کارایی و کیفیت: با ساده‌سازی روندها و تمرکز بر بهبود مستمر، IMS به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا کیفیت محصولات و خدمات خود را ارتقا دهند، استانداردهای سلامت و ایمنی را بهبود بخشند و بهره‌وری کلی را افزایش دهند.

2. صرفه‌جویی در زمان و هزینه: مدیریت یکپارچه، از طریق اشتراک‌گذاری وظایف و فرآیندهای مشترک، هزینه‌های پیاده‌سازی و نگهداری سیستم‌ها را به طور چشمگیری کاهش می‌دهد. با کاهش تعداد حسابرسی‌ها و بازبینی‌های مدیریتی، هم در زمان و هم در هزینه صرفه‌جویی می‌شود که به مدیران ارشد اجازه می‌دهد بر وظایف استراتژیک تمرکز کنند.

3. ایجاد ثبات و انسجام: یکپارچه‌سازی سیستم‌ها، پیچیدگی‌های غیرضروری را از بین می‌برد. استفاده از سیستم‌های هماهنگ و فرآیندهای مشترک، منجر به ایجاد روندهای کاری منطقی‌تر و منسجم‌تر می‌شود. این امر، اهداف مشترک کسب‌وکار را برجسته می‌کند و مسیری روشن‌تر به سوی موفقیت ترسیم می‌کند.

استانداردهای بر پایه Annex SL و نقش IMS

ادغام مؤثر استانداردها، به لطف ساختار سطح بالای Annex SL، بسیار تسهیل شده است. Annex SL چارچوب جدیدی برای استانداردهای سیستم‌های مدیریت ISO ارائه می‌دهد که ساختاری مشابه با ۱۰ بند اصلی دارد. این ساختار مشترک، بررسی شباهت‌ها و فرایندهای مشترک بین استانداردهای مختلف را بسیار آسان می‌کند.

سیستم‌های مدیریت کیفیت (QMS) و استانداردهای IMS

در چارچوب QMS، استانداردهای IMS مختلفی قابل ادغام هستند:

• ISO 9001 و ISO 14001: ترکیب سیستم مدیریت کیفیت با سیستم مدیریت زیست‌محیطی؛ این ادغام، تمرکز بر مشتری‌مداری و شیوه‌های کارآمد کسب‌وکار را با الزامات زیست‌محیطی همسو می‌کند.
• ISO 9001 و ISO 45001: ترکیب سیستم مدیریت کیفیت با سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی؛ این رویکرد بر بهبود مستمر، اندازه‌گیری عملکرد و رصد فعالیت‌ها تأکید دارد.
• ISO 9001، ISO 14001 و ISO 45001: ترکیب جامع این سه استاندارد، یک سیستم مدیریت یکپارچه قدرتمند ایجاد می‌کند که نیازهای اصلی مدیریت کیفیت، زیست‌محیطی و ایمنی و بهداشت شغلی را پوشش می‌دهد.

این ترکیبات، به دلیل ساختار مشترک Annex SL، به خوبی با یکدیگر هم‌افزایی دارند و منجر به ساده‌سازی فرایندهای مدیریتی می‌شوند.

نکات کلیدی هنگام ادغام استانداردها در IMS:

• تعریف واضح استانداردها: هنگام ادغام، استانداردهایی که انتخاب می‌شوند و سطح یکپارچه‌سازی آن‌ها باید به وضوح تعریف شود. به طور معمول، ISO 9001، 14001 و OHSAS 18001 (که اکنون ISO 45001 است) ادغام می‌شوند، اما محدود به این موارد نیست. یافتن مشترکات بین استانداردها، همچون رویکرد PDCA (برنامه‌ریزی، اجرا، بررسی، اقدام)، کلید موفقیت است.
• همسویی با اهداف کسب‌وکار: هر اقدامی باید در راستای اهداف اساسی سیستم و کسب‌وکار باشد و با اندازه و پیچیدگی سازمان تناسب داشته باشد. هماهنگی اقدامات با فرهنگ سازمانی نیز امری حیاتی است.

مزایای ادغام استانداردها در یک نگاه:

• اجتناب از تکرار فعالیت‌ها
• استفاده بهینه از زمان مدیران ارشد
• مدیریت کارآمدتر منابع
• دستیابی مقرون‌به‌صرفه‌تر به گواهینامه‌ها
• کاهش بار حسابرسی
• تمرکز بیشتر بر پیشرفت مستمر کسب‌وکار