خوب و بد دورکاری

به گزارش ایمنا، شیوع ویروس کرونا در روزهای پایانی سال۹۸، بسیاری از کسب‌وکارها را با چالش‌های جدی مواجه کرد. مشاغلی که در انتظار رونقی برای پایان سال بودند به‌یک‌باره با حادثه‌ای پیش‌بینی‌نشده روبرو شدند.

با وجود این ویروس بود که بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک، متوسط و حتی سازمان‌های بزرگ و دولتی مجبور شدند از همان زمان با استفاده از روش‌هایی دیگر به فعالیت خود ادامه دهند. تا آنجا که بسیاری از این سازمان‌ها و شرکت‌ها در همه کشورهای درگیر ویروس به دورکاری روی آوردند. در ایران هم شاهد افزایش دورکاری و تعطیلی بعضی از شرکت‌ها بودیم و همچنان هم هستیم و این روال باعث شد مدیران و کارکنانی که تا آن زمان تجربه‌ای از دورکاری نداشتند با این شیوه نیز آشنا شوند وقطعا با پایان کرونا جامعه آماری دورکاری افزایش قابل‌توجهی خواهد داشت.

اما آنچه قابل‌تأمل است آنکه در شرایط فعلی، دورکاری نه یک مزیت بلکه یک ضرورت محسوب می‌شود که خواسته یا ناخواسته باید به آن رضایت داد و نه تنها در کشور ما بلکه در سراسر جهان از این راهکار برای گسیخته نشدن جریان فعالیت‌ها استفاده‌شده است. ضرورتی که تأثیراتی بسزا بر روی اقتصاد و سبک زندگی کارمندان حتی در آینده بدون کرونا خواهد گذاشت.

با دورکاری چرخه کار متوقف نشد

شعار در خانه بمانیم. از روزهای پایانی سال گذشته شروع شد و همین رویکرد باعث تغییرات زیادی برای کسب‌وکارها و مشاغل گوناگون شد. چرا که سازمان‌ها و مشاغل مختلفی برای حفظ سلامت کارکنانشان و ممانعت از توقف کار، از فرصت دورکاری استفاده کردند.

در واقع تعطیلی موقت کارخانه‌ها و ادارات به دلیل افزایش کروناویروس باعث ایجاد مشکلاتی شد و در پی آن تعدادی از کسب‌وکار برای ارائه خدمات و حفظ مشتریان خود، با استفاده از فضای مجازی سعی به حفظ کار نموده‌اند که این روش نه ‌تنها مورد استفاده مشاغل اداری قرار گرفت؛  بلکه فعالانی چون مدیران باشگاه‌های ورزشی و آموزشی هم با تهیه ویدیوهای آموزشی آنلاین به فعالیت خود ادامه دادند. هرچند عده‌ای بر این باورند پس از پشت سر گذاشتن این اپیدمی، اگر مشتریان به این روش‌های آنلاین عادت کرده باشند، دیگر بازگشت به قبل آسان نخواهد بود و کسب‌وکارهای این‌ چنینی را تحت تأثیر قرار خواهد داد.

در این میان کارشناسان دورکاری را آغازی برای تغییر و تحولاتی در چگونگی فعالیت‌ها عنوان می‌کنند تا جایی که در شرایط عادی هم می‌توان از این شیوه بهره‌مند شد. شواهدی هم وجود دارد که ثابت می‌کند دورکاری می‌تواند باعث افزایش بهره‌وری شود. در سال ۲۰۱۵ در دانشگاه استنفور کالیفرنیا، تحقیقاتی روی یک آژانس مسافرتی چینی انجام شد که ثابت کرد دورکاری در خانه، بهره‌وری را تا ۱۳ درصد افزایش می‌دهد. چون کارمندان زمان کمتری را برای استراحت و گفت‌وگو نسبت به محل کار در خانه خود دارند و احساس راحتی بیشتری در خانه خود می‌کنند.

در سال ۲۰۱۵ در دانشگاه استنفور کالیفرنیا، تحقیقاتی روی یک آژانس مسافرتی چینی انجام شد که ثابت کرد دورکاری در خانه، بهره‌وری را تا ۱۳ درصد افزایش می‌دهد.

زیرساخت‌های دورکاری فراهم شود

در رابطه با مزایای دورکاری مهران اصلانی مدیر روابط عمومی یکی از شرکت‌های فروش بیمه به ایمنا می‌گوید: معمولاً هویتی که برای کار تعریف می‌شود آن است که شخص در زمانی مشخص بیرون از منزل در محلی خاص مشغول به فعالیت باشد.  

وی تصریح می‌کند: البته با گذشت زمان، تغییر فرهنگ، رشد تکنولوژی و افزایش تنوع کارها، تا حدودی این هویت تعریف‌شده تغییر کرد و بیشتر انجام و نتیجه کار، مورد نظر قرار گرفت.

به گفته این کارشناس تنوع مشاغل، ایجاد شرکت‌های نوپا، افزایش هزینه‌های کار حضوری و... باعث شد که به‌ تدریج دورکاری هم مطرح شود و البته در دولت‌های قبلی نیز بر این شیوه تأکید شده بود ولی چندان جدی گرفته نشد. تا آنکه با ورود کرونا کسب‌وکارهایی مجبور به استفاده از دورکاری برای وقفه نیفتادن در چرخه فعالیت خود شدند.

وی می‌افزاید: به عبارتی شاید بتوان گفت کرونا معایب بسیاری داشته ولی یکی از محاسنش تغییر و تحولاتی در شیوه‌های کاری بود؛ این‌گونه که بخشی از فعالیت‌ها در آینده هم از همین طریق استمرار یابد.

این کارشناس می‌گوید: در بسیاری از شرکت‌ها به‌ویژه خصوصی‌ها بخشی از کارهای فروش و بازاریابی، تحقیق و توسعه می‌تواند از طریق دورکاری انجام گیرد. که این به کاهش هزینه‌های اداری، کاهش هزینه رفت‌وآمد و دوری از آلوده کردن محیط‌زیست کمک قابل ‌توجهی می‌کند.

اصلانی یادآور می‌شود: حتی بسیاری از شرکت‌ها جلسات پایان سال و آغاز سال خود را از طریق فضای مجازی به انجام رساندند که  نشان می‌دهد می‌توان در شرایط معمول با این روش برخی از جلسات را برگزار نمود و به‌جای صرف هزینه برای برگزاری مراسم‌ها و همایش‌های حضوری اقدام کرد.

وی خاطرنشان می‌کند :البته پذیرش و موفقیت در دورکاری، در هرزمانی به ‌پیش شرط‌هایی هم نیاز دارد؛ در وهله نخست لازم است فرهنگ دورکاری برای مردم تبیین شود،  به ‌نحوی‌ که از اهمیت کار و تحویل آن در موعد مشخصی کاسته نشود، همچنین حفظ نظم کاری برای نیروهای دورکاری باید اهمیت زیادی داشته باشد. پس‌از آن فراهم‌ سازی زیرساخت‌های مناسب برای انجام دورکاری از طرف کارکنان، نقش مهمی در این فرایند دارد. زیرساخت‌هایی چون نرم‌افزارهای لازم، مانند اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندها، ایجاد دسترسی به شبکه‌ آن اداره و شرکت خاص از جمله این موارد هستند.

این کارشناس می‌گوید: با این اوصاف یک شرکت برای اینکه بتواند دورکاری را راه‌اندازی کند نیازمند بستر مناسب برای این کار است. بستر مناسب شامل اینترنت و نرم‌افزارهایی است که کارکنان و مشتریان از طریق آن باهم در ارتباط باشند.  اگر این شروط رعایت شود بدون تردید پس از کرونا هم می‌توان از شیوه دورکاری برای برخی از امورات استفاده کرد. پذیرش و موفقیت در دورکاری، در هرزمانی به ‌پیش شرط‌هایی هم نیاز دارد؛ در وهله نخست لازم است فرهنگ دورکاری برای مردم تبیین شود،  به ‌نحوی‌ که از اهمیت کار و تحویل آن در موعد مشخصی کاسته نشود

دورکاری مشکلات خاص خود را دارد

باوجود فواید دورکاری و تاکید عده‌ای نسبت به استفاده از این شیوه، بعضی از مدیران از اجرای دورکاری، بسیار نگران هستند چراکه فکر می‌کنند دورکاری می‌تواند باعث کاهش نرخ بهره‌وری شود.

به‌عنوان‌مثال شرکت چینی Casetify، سازنده تلفن با توجه به جذب سرمایه و پیش‌بینی‌هایی که کرده بود، فکر می‌کرد سال ۲۰۲۰ برایش بهترین سال خواهد بود و فروشش ۲ برابر خواهد شد. اما با شیوع ویروس کرونا، این شرکت هم مانند سایر شرکت‌های چینی تعطیل شد و کارمندان خود را وادار کرد تا از خانه کار کنند. همین اتفاق باعث کاهش شدید میزان تولید و فروش آن شد.

مدیرعامل این شرکت می‌گوید: "اگر کارخانه‌ها به‌زودی باز نشوند، کسب‌وکارها با مشکل روبه‌رو خواهند شد چرا که خیلی از شرکت‌ها چنین روزی را پیش‌بینی نکرده بودند و هیچ برنامه کمکی برای آن ندارند. "

حتی آن‌هایی هم که می‌توانند با کمک اینترنت و تلفن، فعالیت خود را به‌صورت دورکاری ادامه دهند، به‌زودی با مشکل مواجه خواهند شد زیرا گسترش ویروس می‌تواند به کسب‌وکارها خسارت‌های جبران‌ناپذیری بزند و دیگر کسب‌وکاری باقی نخواهد ماند.

بانک‌ها هم می‌گویند که به دلیل شیوع کرونا ویروس و تعطیلی مشاغل، عرضه اولیه سهام و بسیاری معاملات دیگر خود را متوقف کرده‌اند. همچنین بر اساس آمار بلومبرگ، ارزش معاملات انجام‌شده در ابتدای سال ۲۰۲۰، نصف ارزش معاملات انجام‌شده در ابتدای سال گذشته بوده است.

به نظر می‌رسد گسترش و شیوع کرونا ویروس روی مدل‌های کسب‌وکاری جدید مثل فضاهای اشتراکی کاری نیز تأثیر فراوانی گذاشته است. در سال‌های گذشته به دلیل افزایش هزینه‌های اجاره و خرید دفتر کار، شاهد افزایش فضاهای اشتراکی بودیم. اما حالا به دلیل ویروس کرونا، تقریباً این فضاها خالی‌شده‌اند.

به‌این‌ترتیب دورکاری مشکلات خاص خودش را هم دارد و تبدیل‌شدن فرایند کاری یک شرکت به شیوه دورکاری بدون ایراد نیست.

حتی "اتحادیه جهانی کار از راه دور" هشدار داده که باوجود مزایای سیستم کار از راه دور، با مدیریت غلط، دورکاری نه‌تنها مفید نخواهد بود بلکه می‌تواند موجب کاهش بهره‌وری کارمندان و انزوای بیشتر آنان شود. بر اساس این نظریه وظایف هر یک از کارمندان در روزهای دورکاری باید به‌طور دقیق به‌وسیله سرپرست یا مدیر مربوطه تعریف شود تا دچار سردرگمی نشوند.

طبق تحقیق گروهی از محققان دانشگاه پنسیلوانیا در مقاله‌ای با عنوان "خوبی‌ها، بدی‌ها و ناشناخته‌های دورکاری" که به‌وسیله انجمن روانشناسان آمریکا به چاپ رسیده است، کارکردن یک یا دو روز در هفته از منزل می‌تواند موجب افزایش انگیزه و بهره‌وری کارمندان شود، اما در صورت استمرار شرایط دورکاری، با کاهش روابط و معاشرت اجتماعی میان کارکنان مجموعه‌های شغلی، این امر نتیجه عکس داشته و علاوه بر کاهش بهره‌وری نیروی کار، آثار منفی روحی و روانی به دنبال خواهد داشت. کارکردن یک یا دو روز در هفته از منزل می‌تواند موجب افزایش انگیزه و بهره‌وری کارمندان شود

اعتماد متقابل کارمند و کارفرما

در رابطه با دورکاری و مشکلات احتمالی آن مرجان طاهرزاده کارشناس امور اداری در گفتگو با ایمنا می‌گوید: دورکاری منافع فراوانی در بردارد به ‌خصوص برای بانوان که علاوه بر فعالیت بیرون از منزل، مسئولیت‌هایی مهم‌تری هم در خانه‌دارند. اما بسیار شنیده می‌شود که این روش، بهره‌وری فعالیت حضوری را در پی ندارد.

وی در مورد دلیل عدم استقبال برخی از مدیران از شیوه دورکاری می‌گوید: چنین تصور می‌شود که با قطع ارتباط اجتماعی و چهره به چهره، کارکنان، توانایی صحیح و به موقع انجام کارهای محول شده را نخواهند داشت. حتی گفته می‌شود دورکاری به معنای تعطیلی کامل یک کارمند است اگرچه تمام مسئولیت خود را هم از خانه به انجام رساند.

طاهرزاده یادآور می‌شود: اما در مقابل، افرادی معتقدند با اعتماد متقابل کارمند و کارفرما به همدیگر هیچ خللی در روند کارها به وجود نخواهد آمد و حتی این شیوه در تعدادی از شرکت‌های موفق کشورهای پیشرفته، سال‌هاست که در حال انجام است.

به گفته این کارشناس فواید حضور اجتماعی و فعالیت در جمع را نمی‌توان انکار کرد چرا که با قرار گرفتن در محل کار، قطعاً انگیزه فعالیت افزایش خواهد یافت و معاشرت با همکاران خود بر تجربه‌های کاری می‌افزاید. اما قابل ‌ذکر است که فعالیت‌هایی را می‌توان با برنامه‌ریزی مناسب از هر دو طریق انجام داد. بدون آنکه مشکلی برای کارمند و کارفرما به وجود آید.

وی می‌گوید: این نظریات ارائه‌شده مرتبط با استفاده از شیوه دورکاری در شرایط عادی و بدون کرونا است در غیر این صورت در این وضعیت، خواه ‌ناخواه بسیاری از ادارات، مجبور به روی آوردن به دورکاری شده‌اند و تا پایان کرونا هم این روش پای بر جا خواهد ماند. همان‌طور که شرکت‌های بزرگی چون گوگل و مایکروسافت هم به دلیل مقابله با کرونا چنین کرده‌اند.

صرفه‌جویی اقتصادی

به‌هرحال ویروس کرونا و بحران ناشی از گسترش آن، مانند هر بحران دیگری دیر یا زود به اتمام خواهد رسید، اما تجربیاتی چون استفاده از سیستم دورکاری و پناه بردن به فضای مجازی در شرایطی خاص برای همیشه ماندگار خواهد ماند و شاید هم ‌عصر جدیدی از روابط کاری به وجود آید و مسئولان و مدیران، تغییراتی در دیدگاه‌های خود نسبت به مدل‌های کاری به وجود آورند. که قطعاً مهم‌ترین پیامد این شیوه، صرفه‌جویی اقتصادی در بسیاری از هزینه‌ها خواهد بود.

گزارش از نفیسه زمانی نژاد _ خبرنگار ایمنا